Все хозяйственные операции в бизнесе должны быть подтверждены документально. Это нужно не только для обоснования расходов, но и для подтверждения законности сделок. В статье рассказываем, какие закрывающие документы необходимы компаниям, ИП и самозанятым и как их правильно составить
Содержание
Что такое
закрывающие документы
Зачем нужны
закрывающие документы
Когда требуются
закрывающие документы
Как правильно
подготовить закрывающие документы
Проверка
правильности заполнения закрывающих документов
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
💎 Деловая среда Премиум
Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к обзорам новостей законодательства для бизнеса
Попробовать бесплатно на 14 дней
Такие документы подтверждают, что:
деньги по определенной сделке перечислены заказчиком и получены исполнителем;
обязательства исполнены — товары отгружены, работы по договору выполнены в полном объеме или частично;
расходы и поступления учтены в зависимости от налогового режима;
контрагенты имеют право на возмещение НДС, если участники сделки являются его плательщиками.
⚡ Калькулятор НДС
Выделите или начислите НДС просто и быстро — используйте онлайн-калькулятор Деловой среды
Рассчитать НДС
Все закрывающие документы можно условно разделить на группы по характеру операций и порядку заверения. Рассмотрим их подробнее.
К таким документам относятся:
Платежные документы — выписки с расчетного счета, платежные поручения, кассовые чеки, квитанции об оплате, билеты на проезд.
Документы об отгрузке, оказании услуг —накладные, акты выполненных работ, товарные чеки.
Счета-фактуры для принятия НДС в зачет.
Отдельно можно выделить универсальный передаточный документ (УПД). Он объединяет в себе счет на оплату, товарную накладную, акт выполненных работ и счет-фактуру.
Такие документы бывают:
Односторонними — документы, не требующие подписания всеми участниками. К ним относятся чеки, квитанции, счета на оплату.
Двусторонними — документы, которые для закрытия операции должны быть заверены подписями заказчика и исполнителя. Среди них — акты выполненных работ, накладные, счета-фактуры, УПД. В некоторых случаях законодательством предусмотрена возможность оформления одностороннего акта приемки работ, услуг в случае отказа в подписи другой стороной.
💼 Пример
Предприниматель выполнил профилактические работы по замене запчастей холодильного оборудования в торговой компании. Все было выполнено в полном объеме и на должном уровне, но недобросовестный заказчик отказывается подписывать акт и уклоняется от приемки. Если его отказ не будет обоснован, акт можно оформить в одностороннем порядке с подписью предпринимателя в соответствии со статьей 720 ГК РФ.
Необоснованный отказ заказчика от приемки работ не освобождает его от оплаты.
Чаще всего обязанность выставления закрывающих документов лежит на исполнителе, то есть он должен предоставить заказчику кассовые чеки, акты выполненных работ, УПД. Но в договоре можно указать, что некоторые документы, например акты выполненных работ, составляет заказчик.
💎 Деловая среда Премиум
Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к вебинарам на актуальные бизнес-темы
Попробовать бесплатно на 14 днейВ первую очередь они необходимы в учетных целях. Рассмотрим несколько вариантов.
При наличии закрывающих бумаг ИП и компании на ОСНО, УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН могут подтвердить свои затраты и снизить налогооблагаемую базу.
🔔 Важно
Предприниматели на ОСНО могут уменьшить налоговую базу на 20% без документального подтверждения расходов.
Несмотря на то что на ПСН и УСН «Доходы» налогоплательщики не могут уменьшать налог за счет расходов, им также может пригодиться оформление закрывающих документов. К примеру, для подтверждения затрат или при работе с самозанятыми.
Если компания или ИП переводят деньги физлицу без статуса самозанятого, они обязаны заплатить НДФЛ и страховые взносы с таких сумм, иначе могут последовать штрафы.
Чтобы избежать проблем с налоговой, необходимо получить документы: акт выполненных работ и чек от самозанятого исполнителя, независимо от того, на какой системе работает заказчик.
Не все доходы подлежат налогообложению. Чтобы исключить такие поступления из налоговой базы, требуются закрывающие документы.
Как писали выше, плательщики НДС могут принять налог на добавленную стоимость к зачету только при наличии счетов-фактур.
Кроме того, на основании закрывающих документов исполнитель и заказчик могут обосновать свои требования в случае разногласий.
💼 Пример
Компании заключили договор на поставку 20 тонн гравия. Заказчик подписал
накладную, а через неделю предъявил письменную претензию о недостатке
материала.
Поставщик может не исполнять требования заказчика о возмещении недостачи на
основании подписанной обеими сторонами накладной. Это будет свидетельством, что
заказчик принял материал в полном объеме и надлежащего качества.
⚡ Калькулятор НДС
Выделите или начислите НДС просто и быстро — используйте онлайн-калькулятор Деловой среды
Рассчитать НДССрок выставления закрывающих документов зависит от характера сделки и вида документа. Рассмотрим несколько ситуаций подробнее.
При получении оплаты за товары или услуги перечень закрывающих документов зависит от формы расчета.
Если оплата производится за наличный расчет:
в офлайн-магазине, салоне или офисе продавца кассовый чек оформляется в момент получения наличных;
при перечислении по квитанции через отделение банка чек должен быть отправлен не позднее рабочего дня после поступления оплаты на счет.
При безналичных платежах:
если деньги перечисляются с одного расчетного счета на другой, документы о получении оплаты продавец не предоставляет, достаточно выписки с расчетного счета;
при расчетах банковской картой чек необходимо оформлять в момент платежа, неважно, совершается ли покупка в офлайн- или онлайн-магазине;
перевод самозанятому должен быть подтвержден чеком в момент получения денег.
Товарная накладная должна быть выдана покупателю в момент отгрузки. Она подтверждает, что товар соответствующего качества и доставлен в полном объеме.
❗️ Внимание
Если доставку товара осуществляет сторонний
перевозчик, то дополнительно необходимо оформление транспортной накладной.
Акт выполненных работ, оказанных услуг выставляется в момент их приемки. Срок подписания акта заказчиком устанавливается договором. Если он не утвержден, то в соответствии со статьей 314 ГК акт должен быть подписан в течение семи дней после его получения заказчиком.
Как говорилось выше, для зачета НДС нужен счет-фактура.
УПД должен быть передан покупателю непосредственно при совершении отгрузки или сразу после нее, согласно статье 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
⚡ Калькулятор НДС
Выделите или начислите НДС просто и быстро — используйте онлайн-калькулятор Деловой среды
Рассчитать НДСЗакрывающие документы могут быть оформлены в электронном виде или на бумажном носителе.
Электронные варианты, как правило, оформляются в учетных программах, например в 1С, «Мой склад», «Мой налог» и других. Для подписания электронных экземпляров необходимо наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП).
❗️ Внимание
В 2023 году изменились условия использования ЭЦП. Представители компаний и ИП могут заверять электронные документы при наличии у них подписи физлица и машиночитаемой доверенности (МЧД). Электронную доверенность можно сформировать в онлайн-сервисе ФНС.
Без доверенности электронной подписью может пользоваться лично ИП или руководитель компании. Такую подпись оформляет только ФНС и ее доверенные лица.
С 1 января 2022 года для оформления первичных учетных документов: актов выполненных работ, кассовых чеков, УПД, товарных накладных — компании и ИП могут использовать собственные формы, но они должны быть согласованы договором и содержать следующие реквизиты.
Также можно применять унифицированные формы, рекомендованные законодательством. Ниже — список образцов некоторых закрывающих документов:
❗️ Внимание
Счет-фактура не является первичным документом. Поэтому для зачета НДС необходимо оформление счета-фактуры только по форме, утвержденной законодательством.
Проверка закрывающих документов проводится по следующим двум направлениям.
Здесь сверяется качество услуг, фактическое наличие товаров с данными, указанными в закрывающих документах. Фактическая проверка проводится в момент поставки товара или приемки работ, до подписания закрывающих документов заказчиком.
Направлена на то, чтобы определить юридическую правильность закрывающих документов. Что следует проверить:
Соответствует ли бланк закрывающего документа установленной или рекомендованной форме.
Реквизиты обеих сторон в договоре и закрывающих документах полностью совпадают.
У сотрудников, подписывающих закрывающие документы от лица заказчика и исполнителя, есть соответствующие полномочия. При заверении документов электронной подписью на представителя оформлена электронная доверенность, которую можно проверить на сайте ФНС.
При получении счета-фактуры нужно уточнить, является ли поставщик плательщиком НДС в сервисе налоговой.
Также на портале ФНС проверяют подлинность кассового чека.
Важно, чтобы итоговые суммы в актах и накладных по завершении сделки совпадали с суммой, перечисленной заказчику. В некоторых случаях счет может быть оплачен на одну сумму, а промежуточные закрывающие документы представлены на другую.
💼 Пример
Компания купила спортивное снаряжение на сумму 1 236 000 рублей. По договору
поставка производится тремя равными партиями в течение двух месяцев. Значит,
заказчик должен получить от поставщика не один УПД на всю сумму сделки, а три документа на 412 000 рублей
каждый.
Также должны соответствовать наименование товаров, работ, стоимость и их количество информации в счете на оплату и в договоре.
Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант
🚀 Сервис для быстрого старта бизнеса
Зарегистрируйте бизнес бесплатно и без визита в налоговую — через сервис от Деловой среды
Подать заявку онлайн