Увидеть, что происходит в бизнесе, отладить процессы, мотивировать команду на достижения — стратегическая сессия решает эти задачи и помогает в текущей деятельности компании. Как подготовиться к стратсессии, провести ее и получить максимальную пользу, рассказал Константин Борисов, основатель HR-экосистемы Support Partners, автор руководства «Сильная стратегическая сессия» (2023)
Закрытый клуб для предпринимателей ДС Премиум
Константин Борисов — консультант по управлению людьми, основатель и глава HR-экосистемы Support Partners; 20 лет помогает российскому бизнесу расти за счет развития людей и создания сильных команд. Провел больше 500 стратсессий по авторской модели для российских компаний, в том числе из топ-100.
💎 Деловая среда Премиум
Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к 1000+ идей для развития бизнеса
Попробовать бесплатно на 14 дней
Статья поможет владельцам бизнеса или их сотрудникам провести стратсессию, предварительно собрав нужные материалы и составив план мероприятия.
Это комплексный инструмент, который позволяет вовлечь команду в принятие управленческих решений; большое внутрикорпоративное мероприятие, призванное найти способы для достижения целей компании.
Важно не путать с просто масштабным совещанием или похожими форматами работы и помнить, что стратегическая сессия непременно включает в себя определенные этапы во время подготовки, фреймы — во время проведения, а также артефакты для фиксации результатов.
Также необязательно использовать этот инструмент для формирования стратегии или каких-либо планов, можно сосредоточить внимание на команде, корпоративной культуре или на чем-то другом.
информирование — топ-менеджмент глубже понимает намерения владельцев и/или акционеров, сотрудники узнают о планах руководства;
вскрытие неочевидных проблем и конфликтов, в идеале — их устранение;
сплочение команды, которая должна оценить доверие руководства или владельцев бизнеса.
Порой стратсессия побуждает сформулировать, сопоставить и синхронизировать намерения совладельцев. Это важно и в том случае, если речь идет о семейном бизнесе. Основатели компании могут иметь различные точки зрения на развитие предприятия. Так, одним может быть нужна только прибыль, другим — определенная репутация или присутствие в конкретном регионе, сохранение титульного продукта или работа с той или иной категорией клиентов.
📌 Совет
Стратсессии рекомендуется проводить примерно раз в квартал или хотя бы пару раз
в год. Вынужденный поиск точек соприкосновения и периодическая их сверка
принесут пользу компании даже без учета стратсессии.
Формально — чтобы ответить на какой-то вызов, преодолеть сложности или придать ускорение процессам. Например, выйти на новый рынок, обогнать конкурентов с таким же продуктом, разобраться, почему не работают онлайн-продажи.
Обычно речь идет о среднесрочных перспективах, то есть когда будущее компании планируется на срок от 2–3 лет. Более оперативные вопросы решать таким образом не нужно.
Основная причина проведения стратегических сессий в том, что командный поиск решений эффективнее, чем спуск сверху даже идеально спланированной директивы. Как минимум потому что сотрудники, вовлеченные в этот поиск, относятся к процессу и результатам как к чему-то личному. Качественная стратсессия мотивирует их предлагать и воплощать идеи, строить и выполнять рабочие планы.
Вторая причина по значимости — вынужденный аудит. Чтобы провести сессию, потребуется:
многие вещи сделать кристально ясными;
собрать, актуализировать и проверить информацию, до которой обычно руки не доходят;
задаться вопросами, традиционно остающимися на потом.
Именно поэтому подготовка к мероприятию такого рода уже оказывает благоприятное воздействие на компанию.
Третья причина — диктуемая форматом необходимость поставить ограничения, чтобы получить жизнеспособные решения. Зачастую даже опытным предпринимателям хочется «быстро, дешево и качественно». На практике нужно выбрать только два, а то и один параметр из трех.
В переложении на формат стратсессии это означает:
или договориться, в каком направлении будет развиваться бизнес, — это наиболее распространенный тип, можно сказать, классика;
или разобраться, как должна измениться команда, чтобы достичь новых целей, — например, внедрить другие правила взаимодействия, подтянуть hard & soft skills, повысить мотивированность-вовлеченность-лояльность, взрастить проактивность, перевыполнить годовой план;
или диагностировать, какие специалисты есть в команде сейчас, оценить их вклад, возможно, перераспределить роли.
От выбора между целеполаганием, командообразованием и оценкой зависят сценарий и артефакты стратсессии, то есть материальные результаты — некие финальные документы с четкой структурой. Например, дорожная карта трансформаций или принципы онбординга, которые должны сократить период адаптации новичков в компании.
🔔 Важно
С артефактами нужно определиться заранее, так как работать над ними придется по
ходу мероприятия. За одну стратсессию обычно готовится 3-4 разных артефакта.
Этап 1. Цели мероприятия формулируются лидером — владельцем бизнеса или руководством. Если же есть несколько заинтересованных лиц, то их позиции нужно выяснить и привести к единому знаменателю.
Этап 2. Сбор дополнительной информации, которую нужно предоставить лидеру для уточнения целей. Обычно для этого используются короткие диагностические интервью с сотрудниками.
Важно захватить все уровни — от топ-менеджеров до линейного персонала и обеспечить дружелюбный настрой, чтобы получить честные полезные ответы и сформировать объемное, максимально объективное видение ситуации, проблем в компании, перспектив. Понадобится подготовить и стандартные вопросы для всех, и частные.
💼 Примеры вопросов
У руководителей дополнительно можно спросить о слабых сторонах бизнеса, у
менеджеров среднего звена — о том, как подразделения взаимодействуют друг с
другом, нет ли недопониманий. Для линейного персонала подойдут вопросы об
атмосфере в организации, корпоративной культуре, системе мотивации.
Не стоит забывать о так называемых отрицательных вопросах, которые дают немало существенной информации: что выгодно отличает наших конкурентов, чего нет у нашей компании? чего сейчас не хватает, чтобы вы рекомендовали друзьям устроиться к нам на работу?
При желании можно использовать художественные вопросы наподобие «С каким животным/стихией/литературным героем ассоциируется у вас компания/продукт и почему?» или «У вас есть бизнесы-ориентиры? Компании, которые вы считаете образцовыми?». Дополнительный плюс от диагностических интервью — заодно выясняется, в полном ли объеме информация доносится до начальства.
С уточненной информацией о состоянии компании необходимо вернуться к первоначальной цели, чтобы ее скорректировать или составить список задач, ранжировав их по важности. Например, нужна команда с принципиально другими компетенциями.
На стратсессии возможно обсудить и вопросы, связанные с корпоративной культурой, поскольку, допустим, кандидаты желаемого уровня и квалификаций предпочитают более расслабленные порядки, чем установлены сейчас.
Поскольку стратсессии могут длиться несколько дней, логично распределить вопросы по разным датам, чтобы охватить все, но не смешивать.
Telegram Деловой среды
Больше пользы для вас и вашего бизнеса каждый день в нашем Telegram-канале
Подписаться на Telegram
Этап 3. После определения целей и задач нужно убедиться, что участники будущей стратсессии настроены на конструктивную работу. Это важно, поскольку им придется искать и вырабатывать решения и нецелесообразно тратить время на притирку, конфликты, преодоление внутрикомандного негатива.
Рекомендуем воспользоваться одним из психологических инструментов: Process Communication Model Тайби Кэлера, 16 типов личностей Майерс — Бриггс, DISC Уильяма Марстона или другими — и протестировать всех в команде. Так можно получить массу полезной информации не только для подготовки к стратсессии, но и в принципе для повседневной работы компании.
В больших корпорациях типирование проводится еще при приеме на работу или в период онбординга. Впрочем, никогда не поздно узнать, who is who в команде.
Несколько советов из опыта подобного типирования:
Следует подробно объяснить сотрудникам, зачем проводится типирование, лучше всего подать это как есть — как вложение в команду.
Важно подчеркнуть, что людей «не тех типов» никто увольнять не будет, все в безопасности. Такие вещи не лишним будет проговорить несколько раз.
Необходимо подготовить сжатые анкеты, а после каждому участнику выдать результаты его типирования.
Стоит помочь членам команды применить полученную информацию на практике — собрать их в мини-группы по 5 человек, где каждый найдет себе напарника с учетом своих сильных и слабых сторон, или поговорит с коллегами, с которыми общение не складывается.
Выше говорили о качественной подготовке, напоминающей аудит, здесь такая же ситуация: даже если стратсессия будет посвящена командообразованию, придется поработать над командообразованием до этого.
Этап 4. Когда команда или отдельные группы собраны, можно их нагрузить, поручив заняться:
проработкой конкретных тем и вопросов в рамках будущей стратегической сессии — скажем, если нужно решить кадровый вопрос, то можно подумать о реферальной программе, есть ли она; при наличии — насколько эффективна, при отсутствии — как должна выглядеть;
поиском «ведер под килем» — всего, что может помешать либо уже препятствует развитию компании или успешной работе во время стратсессии.
Термин
«ведро под килем» появился после парусной регаты, в которой я участвовал. Перед
стартом капитан обследовал дно лодки, чтобы убедиться, что конкуренты не
подвесили там ведро — оно бы сильно замедляло ход.
В бизнесе это может быть:
• тлеющий конфликт между отделами продаж и IT;
• предубеждения топ-менеджеров старой закалки против продаж в интернете;
• назначенный руководитель, которого не принимает подразделение, и другое.
Этап 5. Финальный в подготовке. Домашнее задание: каждый участник команды отвечает за сбор необходимых для работы на мероприятии фактов, цифр, формулирует гипотезы, подвопросы и предложения.
В среднестатистических сессиях участвует от 15 до 30 человек. Чтобы качественно управлять таким количеством людей и провести мероприятие с максимальным эффектом, потребуется минимум четыре человека:
спонсор — инициатор стратсессии, обычно собственник, акционер, топ-менеджер (директор по стратегии, по продажам); это лицо, которое ставит задачу, вкладывает свое время, контролирует процесс и требует результатов;
куратор — член команды, ответственный за организацию, начиная с подготовки и диагностики ситуации, запросов, предварительных тем; его стоит воспринимать как ключевую персону для сбора идей, людей, промежуточных результатов и создания плана мероприятия;
технический организатор — обычно HR или кто-то из административно-хозяйственного отдела, кто будет заниматься логистикой и снабжением, от подбора помещения до обеспечения флипчартами и кофе;
модератор — член команды с обязательным опытом проведения мероприятий, способный контролировать обсуждение, не допускать конфликтов и отступлений от темы, при этом создавать атмосферу, мотивирующую высказываться.
Первое лицо обычно предпочитает позицию спонсора либо куратора или модератора. Две последние роли, как правило, достаются первому лицу, если это очень вовлеченный, горящий своим бизнесом человек либо компания маленькая и альтернатив нет.
🔔 Важно
Совмещать роли нельзя. Более того, для собственника или топ-менеджера позиция
модератора менее полезна с точки зрения дальнейшего использования полученных
материалов — придется сосредоточиться на процессе, на поддержании порядка и
атмосферы, а не на выработке решений.
Для начала определиться с рамками — фреймами стратегирования, они помогают сфокусироваться на задачах и отсечь лишнее.
Фрейм Лафли довольно лаконичен — участники стратсессии должны ответить на 5 вопросов.
| О чем вопрос | Формулировка |
| про цели компании | К какой победе мы стремимся? |
| про рынок, конкурентов, портрет клиента | На каком поле мы будем вести игру? |
| про идеи команды | Какими способами мы победим? |
| про трансформацию | Какие возможности у нас должны быть? |
| про организацию | Какие системы менеджмента нам нужны? |
Фрейм Остервальдера представляет собой таблицу с блоками: какие в компании продукты, какие клиенты, с какими контрагентами сотрудничаем и др. Эти блоки заполняются во время стратегической сессии и позволяют наглядно оценить ситуацию в компании.
Что касается непосредственного тайминга, места и элементов стратсессии, вот усредненные данные и рекомендации:
стратсессия длится 1–2 дня по 8 часов каждый день;
предпочтительнее выездной формат — новое место усилит креативность;
должно действовать правило «без смартфонов» — для фокусировки на происходящем;
лучше выбрать светлое просторное помещение, обязательно обеспечить тишину и «безбарьерность» — чтобы можно было двигаться по залу, собираться в мини-группы;
эффективнее работать слотами по 90–105 минут, затем делать как минимум 20-минутные перерывы;
Представление модератора.
Мотивационная речь первого лица.
Игровые активности для разминки.
Программная речь о будущем компании.
Презентация домашних работ.
Фаза обсуждения и вопросов.
Групповая работа по ключевым темам.
Презентация выработанных решений.
Есть вариант провести мероприятие по более сложному геймифицированному плану. Однако рекомендуется отдать предпочтение простой стратсессии с минимумом типичных ошибок — сложная может пройти менее удачно и не принести желаемых результатов.
💎 Деловая среда Премиум
Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к вебинарам на актуальные бизнес-темы
Попробовать бесплатно на 14 днейОшибка 1. Стратсессия рассматривается как разовый инструмент. На практике это то же самое, что решить все проблемы с отношениями-самореализацией-страхами за одно посещение психолога. Привычку регулярно разбирать ситуации, после чего каждый раз составлять план действий, нужно вырабатывать.
Обычно рекомендуется проводить стратегические сессии не реже одного раза в четыре месяца. Но их можно устраивать пару раз в год, каждый квартал или чаще. Можно чередовать разные форматы сессий: например, миксовать двухдневные, с насыщенной программой, и короткие, на полдня, для анализа результатов и корректировки планов.
Ошибка 2. Однообразие сценариев.
Стратсессия не должна быть скучной, предсказуемой — это снижает креативность участников и негативно влияет на качество решений. Рекомендуется вводить игровые элементы, разбавлять образовательными вставками, устраивать динамические перерывы. В целом хорошо организовать уместные развлечения для встряски и переключения внимания.
Ошибка 3. Материалы стратсессии не систематизированы в виде артефактов.
Остались разрозненные заметки, фрагменты презентаций, стенограмма или сырые видеозаписи мероприятия, которые кто-то когда-то, возможно, и обработает, но вряд ли.
Ошибка 4. Отсутствие контроля за внедрением принятых решений после того, как провели очередную сессию. Ошибка встречается чаще других и имеет гораздо более серьезные последствия, чем остальные.
Непременно нужно назначить ответственных за реализацию, наметить промежуточные точки, выставить KPI. Иначе самая насыщенная и продуктивная стратегическая сессия превратится в мероприятие формата «поговорили и разошлись».
Безусловно, стратегическая сессия — инструмент деликатный, живой, во многом зависит от степени вовлеченности участников. При этом составляющие ее элементы достаточно просты, чтобы их можно было с успехом использовать в любой компании.
Автор: Константин Борисов
🚀 Сервис для быстрого старта бизнеса
Зарегистрируйте бизнес бесплатно и без визита в налоговую — через сервис от Деловой среды
Подать заявку онлайн